Depuis le 1er juillet 2025, une réforme discrète mais significative est entrée en vigueur, modifiant les modalités de gestion des arrêts de travail transmis au format papier. Toute entreprise recevant des arrêts non conformes s’expose désormais à des complications administratives, voire financières.

Que change concrètement la réforme ?

Le décret n°2025-637 du 12 juin 2025 impose l’utilisation d’un nouveau formulaire sécurisé pour tous les arrêts de travail au format papier. Ce formulaire comporte des éléments de validation spécifiques : code-barres, QR code, numéro unique ou autre identifiant infalsifiable. Son objectif est de lutter contre la fraude documentaire, qui a connu une hausse sensible ces dernières années.

Dorénavant, tout arrêt papier qui ne respecte pas ce format est considéré comme invalide par la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Il ne sera pas pris en compte, et les indemnités journalières pourront être refusées, laissant le salarié sans revenu temporaire et l’entreprise sans justification officielle de l’absence.

Conséquences pour les employeurs

Pour les services RH, cette évolution suppose plusieurs adaptations immédiates :

• Refuser les formulaires non conformes dès réception.

• Vérifier la validité du document à l’aide des éléments de sécurité (identifiant, QR code…).

• Mettre à jour les procédures internes d’accueil, de traitement et de saisie des absences.

• Éviter tout retard de transmission à la CPAM, faute de quoi l’indemnisation peut être suspendue.

En cas de non-conformité, la responsabilité de l’employeur pourrait être engagée, en particulier s’il persiste à accepter ou traiter des formulaires obsolètes.

Que doivent faire les entreprises ?

1. Informer l’ensemble des salariés de cette nouvelle règle afin qu’ils vérifient le format de leurs arrêts auprès de leur médecin.

2. Former les services RH et paie à la détection des nouveaux modèles et à leur traitement conforme.

3. Mettre à jour les logiciels de gestion pour intégrer les nouveaux formats d’arrêt et prévoir une vérification systématique à la saisie.

4. Échanger avec les professionnels de santé partenaires pour s’assurer qu’ils utilisent un logiciel agréé produisant les documents au bon format.

5. Préparer une procédure de gestion d’exception, notamment pour les cas où un salarié fournirait un arrêt invalide : recontact du médecin, demande de duplication conforme, ou sollicitation de la CPAM.

Un pas de plus vers la dématérialisation

Cette réforme s’inscrit dans une dynamique plus large : la numérisation des démarches administratives dans le cadre des politiques de simplification et de lutte contre la fraude. Le gouvernement vise une généralisation des arrêts de travail dématérialisés d’ici à fin 2026, ce qui nécessitera une évolution progressive mais structurée des pratiques en entreprise.