Tout savoir sur la facture électronique en 5 questions
Dès juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques. L’Etat a mis en place un calendrier progressif de déploiement de la facture électronique. Entre juillet 2024 et janvier 2026, les obligations de réception et d’émission des factures électroniques seront fonction de la taille de l’entreprise.
La facture électronique : de quoi parle-t-on ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Elle doit comporter obligatoirement un micro-fichier regroupant toutes les données indiquées dessus.
Il ne s’agit pas d’une facture envoyée par mail en PDF.
Bon à savoir : une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique.
On parle de facture dématérialisée !
La facture électronique représente pour toutes les entreprises une vraie opportunité supplémentaire en terme de transition numérique. Le passage aux factures électroniques est obligatoire.
La mise en place de la facture électronique résulte de la loi de finances 2020 comprenant de nombreuses mesures fiscales. Les objectifs de la facture électronique sont de :
- Renforcer la compétitivité des entreprises
- Lutter contre la fraude à la TVA
- Avoir connaissance de l’activité des entreprises
- Faciliter les déclarations de TVA
La facture électronique s’adresse aux entreprises exerçant en BtoB ou en BtoC (un dispositif appelé « e-reporting » vient compléter les factures pour lesquelles le destinataire n’est pas assujetti à la TVA).
Quels sont les avantages de passer à la facture électronique ?
L’obligation du passage à la facture électronique représente plusieurs avantages :
- Gain de temps : Délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires (ex : disparition de la déclaration de TVA à moyen terme).
- Sécurisation fiscale : Savoir à tout moment quelles factures ont été envoyées, celles payées ou impayées. Enregistrer les paiements automatiquement en associant le logiciel comptable et bancaire avec celui de la facturation
- Sécurité et qualité : Les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent
- Meilleur suivi de l’entreprise : avoir un œil sur l’activité de l’entreprise à tout moment
- Ecologique : La réception et l’envoi d’une facture papier crée plus de gaz à effet de serre qu’une facture électronique.
Quel est le fonctionnement de la facture électronique ?
Les factures seront adressées à vos clients par le biais d’une plateforme de dématérialisation. Les factures de vos fournisseurs vous parviendront aussi sous forme électronique par l’intermédiaire de la plateforme que vous aurez choisie. Cette plateforme peut être la même que celle de votre fournisseur.
Bon à savoir : toute entreprise est libre de choisir la ou les plateformes de dématérialisation de son choix en fonction de ses besoins. L’Etat proposera une plateforme qui sera gratuite. Pour les plateformes privées, davantage d’informations seront communiquées à partir du 1er septembre 2023 lors de l’ouverture des candidatures des plateformes auprès de l’Etat.
En somme, il ne sera plus possible de transmettre une facture à votre client en direct, par courrier ou par mail. Votre facture devra passer obligatoirement par une plateforme que vous aurez choisie.
Toute entreprise devra choisir un prestataire pour prendre en charge ses factures électroniques aussi bien en émission pour les amener jusqu’à ses clients qu’en réception. Une telle plateforme sera également nécessaire pour la réalisation des opérations de reporting des données à destination de l’administration fiscale.
Quel est le format d’une facture électronique ?
Il faudra être vigilant sur le format de votre facture électronique puisque seuls 2 formats seront considérés comme valides :
- EDI ou « échange de données informatisées » : c’est un format qui permet à deux entreprises d’échanger des données structurées et standardisées sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire. C’est un dispositif complexe à mettre en œuvre car il y a de nombreuses normes à respecter.
- Factur-X : ce format mi-PDF mi-XML a l’avantage d’être à la fois lisible pour les humains et facilement interprété par les machines.
Quels impacts pour votre entreprise ?
Vous devrez connaître et indiquer le N° de SIRET de votre client pour qu’il puisse être retrouvé sur les plateformes et par l’administration fiscale.
Vous devrez choisir une plateforme (partenaire ou public) pour transférer vos factures à vos clients et les recevoir.
Dans l’idéal, le logiciel de facturation devra communiquer directement avec la plateforme choisie.
La facture électronique représente un bouleversement important. Les informations sont petit à petit communiquées par le Gouvernement.
ADECIA vous accompagne dans la mise en place de la facture électronique. Nous vous préconiserons une plateforme présélectionnée afin de répondre au mieux à vos besoins.
Retrouvez toutes les informations sur notre page dédiée actualisée ainsi que l’inscription à des webinaires « facture électronique » :
