N’attendez pas juillet 2024 pour vous mettre en ordre de marche : les étapes à suivre pour vous conformer à la législation
La transition vers la facturation électronique est devenue une réalité pour de nombreuses entreprises à travers le monde. En plus d’être écologique, cette nouvelle méthode présente de nombreux avantages, tels que l’automatisation des processus, la réduction des coûts administratifs et la simplification des opérations comptables. Toutefois, se conformer à la facture électronique nécessite la mise en place de certaines étapes clés.
Etape 1 : Comprendre la réglementation
Avant de se lancer dans la mise en place de la facture électronique, il est crucial de bien comprendre la réglementation en vigueur dans le pays où l’entreprise opère. En France, dès juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques. L’Etat a mis en place un calendrier progressif de déploiement de la facture électronique. Entre juillet 2024 et janvier 2026, les obligations de réception et d’émission des factures électroniques seront fonction de la taille de l’entreprise.
Consultez notre premier article dédié à la facture électronique (objectifs, fonctionnement, avantages) : https://www.adecia.fr/tout-savoir-sur-la-facture-electronique-en-5-questions/
Etape 2 : Evaluer les besoins et choisir une solution adaptée
Une fois la réglementation comprise, il est temps d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de facturation électronique. Cette étape consiste à examiner les processus existants, les systèmes de gestion utilisés et les flux de travail internes pour déterminer la solution la plus adaptée. Il existe de nombreuses options disponibles sur le marché, allant des logiciels de facturation électronique autonomes aux systèmes intégrés de gestion de documents. Il est important de choisir une solution qui réponde aux exigences légales tout en s’intégrant harmonieusement aux systèmes et processus existants de l’entreprise.
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Étape 3 : Mettre en place les infrastructures et les systèmes nécessaires
Une fois la solution choisie, il est temps de mettre en place les infrastructures et les systèmes nécessaires pour prendre en charge la facturation électronique. Cela peut impliquer la configuration de serveurs sécurisés, l’installation de logiciels spécifiques, la formation du personnel sur l’utilisation de la solution et la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles. L’objectif est de garantir que l’entreprise dispose des ressources techniques et humaines nécessaires pour gérer efficacement la facturation électronique.
Étape 4: Communiquer avec vos partenaires commerciaux
Informez vos partenaires commerciaux de votre transition vers la facturation électronique et la plateforme que vous avez choisie. Expliquez-leur les avantages et la simplicité de ce nouveau système. Fournissez-leur les informations nécessaires pour mettre à jour leurs processus internes afin de recevoir et de traiter vos factures électroniques. Établissez une communication régulière pour résoudre d’éventuels problèmes et faciliter la transition pour toutes les parties impliquées.
Étape 5 : Adapter les processus internes
La transition vers la facture électronique peut nécessiter des ajustements des processus internes de l’entreprise. Il est essentiel de revoir et de modifier les flux de travail existants pour intégrer la facturation électronique de manière efficace. Cela peut inclure la définition de nouveaux protocoles pour la création, la validation, l’envoi et le suivi des factures électroniques. Il est également important de communiquer ces changements aux employés et de les former sur les nouveaux processus pour assurer une adoption fluide.
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