Approuver ses comptes dans le contexte actuel de crise du Covid-19
La crise du Covid-19 a engendré de nombreux changements dans nos façons de fonctionner. Qu’en est-il de la procédure d’approbation des comptes, dans ce contexte particulier ? ADECIA vous explique tout.
Prorogation du délai d’approbation des comptes annuels
Qui est concerné ?
Toutes les sociétés dont les comptes sont clôturés à compter du 30 septembre 2019 et jusqu’à un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, soit à ce jour jusqu’au 10 août 2020 (sous réserve d’une nouvelle prolongation de l’état d’urgence sanitaire).
A noter : Les sociétés pour lesquelles le Commissaire aux comptes a rendu son rapport sur les comptes annuels avant le 12 mars 2020 ne peuvent bénéficier de cette prorogation.
Les délais
Le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture) est prorogé de 3 mois.
Si les conditions d’éligibilité ne sont pas respectées, ou si la société souhaite reporter son assemblée générale au-delà de ce délai étendu, dans ce cas, la prolongation du délai devra être sollicitée dans les conditions prévues par les règles normalement applicables (c’est-à-dire via une demande formulée auprès du tribunal de commerce statuant sur requête).
Réunion à “huis clos”, sans la présence physique des participants
La tenue des réunions à “huis clos” sans la présence physique des participants, est applicable :
- si les mesures interdisant les rassemblements d’un certain nombre de personnes sont en vigueur
- OU s’il n’est pas possible de respecter les règles de distanciation sociale lors de toute réunion. Dans ce cas, un autre mode de participation devra donc être mis en place.
LA TENUE D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE À “HUIS CLOS”
Seules les assemblées qui se tiendront jusqu’au 31 juillet 2020 sont concernées par ce dispositif. Le cas échéant, ce délai pourra être prorogé par décret jusqu’au 30 novembre 2020 au plus tard. En outre, cette décision de tenir l’assemblée à huis clos doit être prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale, qui devra informer les associés de cette décision. Le procès-verbal devra également mentionner ce fait.
La conférence téléphonique ou audiovisuelle
Ce mode de participation peut exceptionnellement être mis en œuvre, même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas, ou s’y opposent.
Ces moyens techniques doivent remplir certaines conditions habituelles :
- Permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
- Transmettre au moins la voix des participants ;
- Permettre la retransmission continue et simultanée des débats
Les membres de l’assemblée ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective, de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité.
Un autre mode de consultation
D’autres modes de participation peuvent être mis en œuvre dans les conditions prévues par les textes propres à chaque société, comme par exemple le vote à distance, la consultation écrite, etc.
S’agissant de la consultation écrite, les conditions pour y recourir sont assouplies dans les sociétés pour lesquelles la loi le prévoit déjà (comme par exemple pour une SARL). En effet, il n’est plus nécessaire que les statuts le prévoient, et elle peut être mise en œuvre pour les décisions relatives à l’approbation des comptes.
LA TENUE DES SÉANCES DES ORGANES COLLÉGIAUX D’ADMINISTRATION, DE SURVEILLANCE OU DE DIRECTION À “HUIS CLOS”
Comme les assemblées générales, les séances des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir, y compris pour arrêter les comptes annuels, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification de leurs membres et garantissant leur participation effective sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. En outre, comme pour les assemblées, les moyens techniques mis en œuvre doivent alors transmettre au moins les voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Plus d’infos
Pour plus d’informations, contactez votre collaborateur juridique.
